Ramai Titan dan Businessman di luar sana telah pun tahu tentang kepentingan untuk ada Organization Chart atau Carta Organisasi dalam syarikat mereka. Tapi ramai juga sama ada tidak sempat buat, tidak berapa paham atau main buat sahaja. Bagi yang telah ada Carta Organisasi, Chesuzz ucapkan tahniah dan mungkin boleh tengok semula dari masa kesemasa bagi penambahbaikan.

Untuk sekadar ingatan, Carta Organisasi adalah susunan struktur dalaman atau level hierarchy dalam syarikat. Ia merupakan susunan gambarajah yang menjelaskan hubungan yang berbeza diantara fungsi, peranan, bahagian, kumpulan dan juga individu yang bekerja di dalam sesebuah syarikat. Dalam perkataan lain, ia memberi gambaran jelas tentang rantaian kuasa dan komunikasi dari peringkat atasan hingga ke peringkat paling bawah dalam sesebuah syarikat. Selalunya akan ada juga informasi seperti nama, gambar, pangkat dan sebagainya.

Bagi syarikat yang hanya ada beberapa orang pekerja mungkin tidak nampak akan kepentingan Carta Organisasi ini tapi bagaimana kalau telah membesar lebih ramai sehingga berpuluh, beratus atau beribu pekerja? Pasti banyak kekeliruan dan masalah akan berlaku sekiranya tidak jelas akan fungsi dan peranan masing-masing. Jadi adalah penting untuk bermula semasa masih kecil, belajar, betulkan dan buat penambahbaikan dari masa ke semasa.

Chesuzz tidak sentuh tentang bagaimana untuk merangka Carta Organisasi, tetapi  lebih kepada untuk kita paham dulu kepentingannya. Di bawah adalah senarai  beberapa kepentingan yang dirasakan perlu untuk pengetahuan semua:

1. Carta Organisasi membantu untuk bina dan susun struktur organisasi bagi mencapai objektif Perniagaan.
2. Carta Organisasi boleh menjadi panduan kepada para pekerja untuk tahu dan paham hak dan tangunggunjawap mereka yang sebenar.
3. Carta Organisasi membantu untuk membahagikan fungsi dalam Organisasi, department-department dan unit-unit yang perlu ada di dalamnya.
4. Ia juga menjelaskan perhubungan diantara para pekerja di dalam Organisasi.
5. Senang untuk melihat sekiranya ada pertindihan tangggugjawap dan terkurang atau terlebih fungsi kerja.
6. Kita juga dapat mengelakan kekeliruan tangggungjawap di ambil oleh seseorang pekerja atau bahagian tertentu.
7. Boleh juga untuk kenalpasti sekiranya ada pekerja yang tidak sesuai atau tidak berkelayakan untuk pikul sesuatu tanggunjawap penting.
8. Boleh kenalpasti juga sekiranya kita kekurangan atau terlebih ambil pekerja atau bahagian.
9. Pekerja juga boleh melihat peluang membina kerjaya dengan mendaki Carta Organisasi yang lebih tinggi.
10. Sebarang perubahan atau perkembangan struktur Organisasi boleh dilihat dengan jelas di Carta Organisasi.

Selain itu, Chesuzz banyak mendengar rungutan beberapa orang usahawan yang tidak sehaluan dengan business partner mereka disebabkan oleh tidak jelas fungsi, peranan dan tanggungjawab masing-masing. Apabila diminta untuk tunjukkan di manakah mereka dan juga business partner mereka di dalam Carta Organisasi, mereka gagal menjelaskan kedudukan sebenar. Sama ada mereka keliru, tidak pernah berbincang mengenainya, tidak mahu berterus terang atau masih mencari masa yang sesuai, walau apa pun alasan kita sudah tahu pasti akan timbul masalah sekiranya kita tidak jelas dan paham mengenainya.

Bukan itu sahaja, ada juga yang tidak dapat membuat pembahagian kerja dengan sempurna tanpa timbul kekeliruan dan konflik. Ini kerana apabila pembahagian tugas dan tanggungjawap tidak jelas dan dibuat tanpa struktur yang betul. Semua kekeliruan ini boleh berlaku dari semua peringkat termasuk peringkat tertinggi Carta Organisasi hingga ke bawah. Akhirnya, kalau susah sangat selalunya Founder akan buat semua kerja sendiri.

Semua impak ini akan memberi kesan negatif yang sangat ketara dalam pentadbiran syarikat sebagai contoh: salah faham kerap berlaku, mencampuri tanggungjawap orang lain atau bahagian lain, arahan datang dari ramai orang, arahan berubah dari satu ketua ke ketua yang lain, tanggungjawap bertindih, tidak pasti siapa yang patut buat sesuatu tugas, bila berlaku kesilapan tiada siapa mahu bertanggungjawap, mungkin ada kerja yang penting tetapi tiada siapa tahu itu tanggungjawap siapa atau saling tuduh menuduh berlaku. Semua ini akan menyumbang kepada tidak puas hati, pertelingkahan, kerugian masa dan wang ringgit, ketidakharmonian, kekecewaan dan pelbagai masalah dalaman lagi. Ada yang lebih teruk boleh menjejaskan halatuju syarikat, quality perkhidmatan merudum atau mencemarkan imej syarikat.

Pada peringkat awal perniagaan atau masa masih kecil mungkin boleh kerah semua orang buat semua kerja bersama-sama tetapi untuk membesar dengan lebih pantas dan teratur, membangunkan Carta Organisasi sangat penting.

Selepas ini boleh mula strukturkan organisasi dengan pembahagian fungsi dan peranan bahagian tertentu dalam syarikat dengan lebih jelas dan professional. Antara bahagian yang penting yang boleh di ambil kira adalah seperti Finance, Human Resource, Sales, Marketing, Social Media, Information Technology, Administration, Operation dan Legal. Senaraikan jawatan yang berkaitan, job description dan siapa yang bertanggungjawap menguruskannya. Apapun kita tidak semestinya ada semua bahagian ini serentak tetapi ia adalah mengikut kepentingan, keperluan semasa, tahap perniagaan sekarang dan juga budget plan syarikat masing-masing.

Artikel ini turut di post di Facebook Azizan Osman Titanium Circle (AOTC)

CheSuzz
Vice President High Net Worth Client